Основната роля на агенциите за събития е да служат като посредник между клиента и всички участващи страни, като доставчици, изпълнители и технически екипи. Те работят върху създаването на уникални концепции и теми, които съответстват на целите на клиента, и разработват подробни времеви планове, които да гарантират, че всяка задача е завършена в срок. Друга ключова задача е управлението на бюджета, като агенциите договарят най-добрите цени с доставчиците, същевременно следейки за качеството на услугите.

Координацията на доставчици е също основна част от задълженията на тези агенции. Те избират подходящите изпълнители за кетъринг, декорации, развлечения и техническо оборудване, осигурявайки, че всички страни работят съгласувано и в синхрон с визията на събитието. Логистиката е друга важна област, като агенциите се грижат за избора на подходящо място, организацията на пространството и управлението на събитието на място.

В допълнение към оперативните задачи, агенциите за събития често се грижат и за промотирането на събитията, използвайки различни маркетингови стратегии за да привлекат вниманието на целевата аудитория. След завършването на събитието те събират обратна връзка и изготвят отчети, анализирайки успеха на мероприятието и предлагайки идеи за бъдещи подобрения.